Ako sme fungovali: IT a Komunikácia

 Ako sme fungovali: IT a Komunikácia

Rovnaký cieľ, no iný spôsob. V tejto charakteristike sa práca IT oddelení a Komunikácie v čase koronakrízy vcelku podobala. Kým jedni zabezpečujú nástroje, druhí obsah.

IT
Na prípadný home offi ce sa Služby IT a v MOL IT & Digital GBS Slovakia začali pripravovať ešte pred jeho zavedením. Vymenili zariadenie na pripájanie sa cez VPN, dokúpili licencie a navýšili kapacitu pripojenia do internetu. Avšak aj tu narazili na zastavenie svetových dodávok – nové notebooky z Číny mali zrazu neurčité termíny dodania. „Kolegovia z IT riadenia majetku, exe a IT riadenia služieb prešli všetky sklady a pripravili všetky použiteľné zariadenia pre zamestnancov. Za týždeň a pár dní odovzdali 96 notebookov,“ uviedol v rozhovore počas krízy riaditeľ IT v Slovnafte Dušan Bartoš. Administratívni zamestnanci sa tak mohli „presťahovať“ do svojich domácich kancelárií.
V prvých dvoch týždňoch po prechode na home office zaznamenala Linka pomoci najväčší nápor. Väčšina z jej pracovníkov pritom sama pracovala z domu. Podobne aj na pracovisku v Žiline, kde poskytovali nonstop podporu pre čerpacie stanice na Slovensku a v Česku. Zamestnanci exe pracovali v zmiešanom režime – z domu alebo v Slovnafte, podľa potreby a množstva požiadaviek. Naša práca stála a padala na informačných technológiách. Pri spätnom pohľade je jasné, že Office365 so svojimi aplikáciami sa stal priateľom a pracovným nástrojom Slovnaftárov neuveriteľne rýchlo. Podľa D. Bartoša bolo obrovským šťastím, že sme nový balík od Microsoftu implementovali ešte pred krízou. Naše nasadenie, adopcia a využívanie O365 bolo dávané za príklad aj v iných spoločnostiach. A nezostalo len pri príklade. Spoločnosť exe sa stala finalistom v súťaži Microsoft Awards 2019 s projektom Adopčná kampaň k nasadeniu Office 365 v spoločnosti Slovnaft. V tejto súťaži Microsoft každoročne oceňuje najlepšie a najinovatívnejšie projekty v Česku a na Slovensku. Vyhlásenie výsledkov sa uskutočnilo koncom júna, ako inak – online.

Komunikácia
Office365 sa stal v čase koronakrízy nenahraditeľnou súčasťou aj internej komunikácie, najmä aplikácia yammer. „V prvé dni home offi ce sme vnímali obrovský dopyt po informáciách. Hľadali sme možnosti, ako čo najlepšie dostať dôležité informácie k ľuďom. Zvažovali sme robiť akúsi „minútu po minúte“, čo pri počte šesť ľudí v PR tíme s rozmanitou agendou a povinnosťami sa javilo ako nemožné. Navyše, dovtedy využívané informačné kanály takúto možnosť ani neposkytovali. Na uspokojenie tohto dopytu sme využili novú digitálnu platformu yammer, ktorej užívanie okamžite raketovo stúplo, a začali sme vydávať denný súhrn správ vo forme newslettra,“ hovorí riaditeľ Komunikácie Anton Molnár. Prvý Koronavírus newsletter vyšiel v tretí deň mimoriadneho režimu. Počas prvého mesiaca vychádzal newsletter každý deň a denne ponúkal prehľad dôležitých správ. Ako však nová realita prestávala byť tou obrovskou neznámou, hlad po informáciách ustával a periodicita newslettra sa znížila na dvakrát týždenne. „Do konca mája sme vydali spolu 31 Koronavírus newslettrov, od júna sme prešli na všeobecný Newsletter Skupiny SLOVNAFT,“ dodáva A. Molnár. Vydávanie Panorámy sa odložilo – jednak väčšina zamestnancov bola doma a k tlačenému časopisu by sa nedostala, no najmä, mesačná periodicita absolútne nespĺňala požiadavku rýchleho a flexibilného informovania. Odložili sa tiež pripravované interné kampane, ako napríklad promo spustenia benefitného portálu BEN či druhú fázu adopčnej kampane O365, konkrétne aplikácie yammer. Kým uplynutím koronakrízy sme sa k BEN-ovi vrátili, k yammeru nie – tam internú kampaň s prehľadom nahradila reálna potreba ľudí mať informácie. Len pre ilustráciu – kým ešte na začiatku marca yammer nepoužíval takmer nikto, k 2. júlu bolo v skupine Slovnaft_infozóna aktívnych 3 583 ľudí. Yammer navyše ponúka možnosť zdieľať interaktívny či audiovizuálny obsah. Okrem klasických textových príspevkov sme sa preto sústredili aj na prípravu nových foriem videí, livestreamov či podcastov.

© 2020 SLOVNAFT, a.s.
powered by dotcom.sk
SLOVNAFT, a.s.